Unternehmen, wie auch Selbstständige, können ihre Kunden- und Lieferdaten, ihren Warenein- und Ausgang, ihre Bestände selbstverständlich immer noch händisch, das heißt, ohne PC, bearbeiten jedoch gibt es mittlerweile viele Angebote, die ihnen das Leben deutlich erleichtern können: die sogenannte Rechnungs Software.
Die Bezeichnung für diese Programme ist jedoch unzureichend, denn diese vielseitigen Programme können deutlich mehr, als bloß eine Rechnung schreiben. Mit Hilfe von Vorlagen kann man mit ihnen einfach und schnell jedes benötigte Schreiben erstellen: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, etc., man kann mit ihnen Datenbanken erstellen, die man schnell und einfach filtern, das heißt, nach Parametern wie Kundengruppe, Status, Umsatz, usw., durchsuchen und somit letztendlich die Übersichtlichkeit erhöhen und die Büroarbeit deutlich erleichtern. Rechnungs Software kann somit dasselbe wie jedes Office Programm und sollte zumindest einen großen Unterschied besitzen: Rechnungs Software sollte deutlich einfacher zu bedienen sein.
Eine einfache Bedienbarkeit liefern vor allem Programme für kleine Unternehmen und Handwerker, während Komplettlösungen für Großunternehmen eine längere Einarbeitungszeit erfordern.
Gegenüber Office rechtfertigt sich Rechnungs Software dadurch, dass man viele, sinnvolle und häufig genutzte Features nicht erst selbst erstellen muss. Datenbanken können zum Beispiel den Bediener erinnern, dass der Bestand eines Artikels knapp ist, dass Rechnungen offen sind oder dass Angebote nicht mehr gültig sind. Man kann ein Angebot erstellen oder eine Rechnung schreiben und sie mit der Kundendatenbank verknüpfen und so individuelle Massen- oder Serienanschreiben anfertigen und verschicken.
Ein Blick auf die Produkte kleinerer Hersteller lohnt sich allemal, da sie sich nicht im Hinblick auf Funktionalität oder Bedienbarkeit hinter SAP und Lexware verstecken müssen. Teilweise ist das Einarbeiten einfacher: einfach installieren, sich kurz einlesen, los! Rechnung schreiben, Angebot oder Gutschrift erstellen, Kunden- und Lieferantendatenbank erstellen.
Zusammenfassend lässt sich also feststellen: Office kann Rechnungs Software nicht vollständig ersetzen, jedoch werden die gestellten Anforderungen besser mit Rechnungs Software erfüllt, da sie deutlich einfacher zu bedienen ist. Eine Rechnung schreiben ist selbstverständlich auch noch mit Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen möglich, jedoch wird das Erstellen von Datenbanken, das Berechnen von Steuern und das richtige Ausweisen selbiger damit schnell kompliziert und schwierig.